La Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información sobre la situación económico-financiera de una empresa en un momento y principalmente utilizando el método de la partida doble.
El primer autor del que tenemos noticia que estableció claramente el uso del método de la partida doble, fue Benedetto Cotrugli por el año de 1450.
Dado que la contabilidad es la ciencia que tiene mas estandarizada la forma de presentar la situación económica de una empresa, todavía en la actualidad es muy común que la administración de las empresas se base en esta, pero es importante resaltar que desde 1450 hemos evolucionado mucho y en este trayecto sobresale muy especialmente el software administrativo.
Actualmente, las aplicaciones de software administrativo utilizan bases de datos, que se pueden ver superficialmente, como repositorios de información de los que se obtiene, relaciona y calcula información fácilmente. Estas bases de datos tienen múltiples estructuras, la más común actualmente, es la relacional.
En este proceso, los sistemas administrativos integrados ofrecen tantas facilidades para simplificar el trabajo, que el usuario ve la tarea del registro de información como una facilidad y no como una carga.
El registro de información en una empresa se simplifica, si se realiza paralelamente con las actividades del trabajo.
Un ejemplo para visualizar la diferencia entre utilizar un sistema administrativo y seguir una administración basada en la contabilidad utilizando un sistema contable, la podemos ver en el siguiente caso.
Cuando una venta se realiza, los sistemas administrativos piden que se registre la información necesaria para realizar la venta y ofrecen herramientas que la facilitan (ver Diagrama de Flujo de Proceso de Ventas). En este proceso el sistema administrativo en forma automática, afecta (entre otros mas), cuentas por cobrar, inventarios, IVA´s, bancos y el caso de los sistemas administrativos mas robustos, hasta los mismos registros contables.
En los sistemas contables, es necesario registrar en cuentas contables, los montos de las ventas, cuentas por cobrar, inventarios, IVA´s, bancos..etc. Considere que este trabajo requiere de conocimientos de la ley de la partida doble.
Los dos procesos anteriores afectan y reportan cuentas equivalentes (hablando en montos financieros solamente), pero cabe resaltar que de un sistema administrativo es posible obtener mucho mas información y cuentan con mas herramientas de apoyo.
Ahora, si de un sistema administrativo obtenemos la información contable y mucho más, ¿porque seguimos usando la contabilidad?
La respuesta no es clara, pero podríamos decir que la más importante es porque la Contabilidad es la única ciencia que tiene bien estandarizados los procedimientos y reglas para presentar la información financiera de una empresa, mientras que la forma en que la información se presenta, puede variar de un sistema a otro.
La estructura de datos de la contabilidad, está hecha para guardar información por periodos de tiempo, de tal forma que siempre se pueda obtener los saldos de las cuentas en un periodo dado, mientras que la información que se registra en los sistemas administrativos (que no incluyen la contabilidad), es acumulativa. Si se requiere saber como estaba el saldo de una cuenta por pagar ya saldada (a una fecha antes de que se cubriera), el sistema administrativo no lo puede arrojar fácilmente.
Otra razón importante, es que existen administradores muy capaces, que se dedican a interpretar la información contable y es aquí donde es recomendable hacer algunos cambios en la administración tradicional.
Actualmente muchas empresas están llevando sus finanzas en base a flujos de efectivo y esta política administrativa toma cada ves mas fuerza a nivel mundial. En México, a las empresas denominadas Micro y Chicas, generalmente se les permite utilizar flujos de efectivo y para el resto, la contabilidad general es necesaria.
Esto es congruente pues los flujos de efectivo es como llevar un catálogo contable limitado a dos niveles y lo importante es que para realizar las afectaciones, no es necesarios utilizar o tener conocimientos de la partida doble.
No podemos negar que en empresas medianas y grandes es necesario (principalmente por la formalidad en la presentación de su información), el utilizar la contabilidad general. Entonces que podemos hacer para integrar estas dos administraciones fácilmente.
Actualmente se recomienda a los administradores o contadores de las empresas, que la contabilidad de las empresas las lleven con catálogos que no tengan más de tres niveles... y aquí muchos podrían sorprenderse y diferir. ¿No más de tres niveles?
La contabilidad es capaz de generar toda la información financiera, reportando los totales de las cuentas contenidas en los primeros tres niveles.
¿Y el detalle de los movimientos, los auxiliares?
El detalle de los movimientos contables se pueden obtener de los reportes de un sistema administrativo integrado, a niveles mas profundos que la misma contabilidad general.
Esta propuesta es simple y más fácil de implementar, pero la realidad es que algunas veces los administradores o contadores de las empresas insisten en llevar su administración basada en el registro de cuentas contables y de estas pretenden obtener los auxiliares o detalles, obligándose a crear catálogos con miles de cuentas.
Ejemplo:
- Hacienda les pide a las empresas que presenten un estado de cuenta de cada uno de los clientes, entonces los contadores crean cuentas contables por cada cliente. Si se tienen mil clientes, el catálogo contable tendrá una cuenta por cada cliente.
Opción alternativa:
- Llevar una sola cuenta contable de clientes y el detalle de la información (los auxiliares), se obtiene de los reportes del sistema administrativo.
Si seguimos esta premisa, veremos que los catálogos contables se reducen significativamente y el trabajo de los contadores también, permitiéndonos reenfocar parte de la energía sobrante, en la revisión de los procesos de trabajo donde se registra la información en el sistema administrativo.
Algunos contadores piensan que llevar de esta forma una administración no es práctico, pues no alcanzan a visualizar la forma en que se procesa la información en un sistema y tampoco confían en las herramientas con que se cuenta para verificar la valides de la información que se registra.
Prefieren llevar dos metodologías para registrar la información, y validar ambas hasta que cuadren.
Esta práctica no es recomendable, pues es como llevar dos procesos en paralelo. Cada uno puede tener fallas de registro y se pierde mucho tiempo en conciliarlos.
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| Diagrama de Flujo de Proceso de Ventas |
En un sistema integrado, la información está relacionada de tal forma, que los procesos de trabajo se simplifican y se auto protege.
La principal preocupación en una administración moderna está en la validación de los procesos de trabajo que registran la información.
Ejemplos de auto protección de información:
- No es posible cambiar una factura, cuando la cuenta por cobrar se registra.
- No es posible eliminar una cuenta por cobrar, si un movimiento bancario existe.
- No es posible afectar un movimiento bancario, cuando está conciliado.
Estos son simples ejemplos, pero los niveles de protección de la información registrada todavía van más profundo, pues también debemos incluir los privilegios de usuarios, las reglas del negocio y el encriptamiento de información, dando por resultado final una administración más simple, efectiva y segura que la que se obtendría de una administración basada en la contabilidad.
En conclusión, podemos decir que un sistema administrativo integrado y robusto es la solución ideal para llevar una administración y solo recomendamos poner especial interés en la capacitación del personal (para que registren apropiadamente la información) y que todos los módulos estén relacionados, sin duplicidad de funciones, validados y protegidos.
Prácticamente bajo ninguna circunstancia se recomienda llevar la administración de un negocio, utilizando la contabilidad general como apoyo principal. De estar limitado en presupuesto, un sistema administrativo pequeño, es una opción mas apropiada.
En estos momentos usted se estará preguntando si cualquier sistema administrativo cumple con las características necesarias para llevar la administración de una empresa y la respuesta es NO. Si quiere profundizar mas en este tema, lea el blog ERP o Sistema Administrativo o en caso contrario (y para no caer en errores de interpretación), contacte a una empresa con experiencia en esta área. En esta lista le recomendamos incluir a Sistemas Integrados.
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