miércoles, 12 de octubre de 2011

Controles de costos más exactos


En una economía de libre mercado como la mexicana, lo que la empresa puede controlar y utilizar como una ventaja competitiva, son los costos, es aquí donde debe de poner toda su energía para administrar.

En una administración de costos, la organización mas recomendada es por actividades.

Para implantar una administración de costos organizada por actividades se puede seguir la siguiente metodología
  • Identificar las principales actividades.
  • Identificar los costos en que se incurren para desarrollar las actividades.
  • Definir la forma en que se van a registrar.
Se debe de tratar que el registro de los costos sea (en la medida de lo posible), en forma directa.

Es decir, que no se tengan que utilizar prorrateos y cost-drivers que nos obliguen a considerarlos indirectos.

Ejemplo 1:

Las líneas de producción de la empresa ACME SA, consumen 500 lts mensuales de lubricante al producir 1,000 toneladas de productos en 192 horas de trabajo.

La Unidad de producción 1 produjo 300 Toneladas del producto P1 a un precio de venta de $100,000.00.
La Unidad de producción 2 produjo 500 Toneladas del producto P2 a un precio de venta de $90,000.00.
La Unidad de producción 3 produjo 200 toneladas del productor P3 a un precio de venta de $95,000.00

Esto nos lleva (bajo un costeo basado en actividades), a lo siguiente:

La Unidad de producción 1 consumió el 30% del total de lubricante equivalente a 500X.3 = 150 litros de lubricante por 192 horas de trabajo = 0.7812 lts / hora de producción del P1.

150 lts / $100,000 = 0.0015 lts por cada peso vendido del producto P1.

La Unidad de producción 2 consumió el 50% del total de lubricante equivalente a 500X.5 = 250 litros de lubricante por 192 horas de trabajo = 1.3021 lts / hora de producción del P2.

250 lts / $100,000 = 0.0025 lts por cada peso vendido del producto P2.

La Unidad de producción 3 consumió el 20% del total de lubricante equivalente a 500X.2 = 100 litros de lubricante por 192 horas de trabajo = 0.5208 lts / hora de producción del P3.

100 lts / $100,000 = 0.001 lts por cada peso vendido del producto P3.

Esto en la administración de costos tradicional probablemente se manejaría de la siguiente forma:

500 litros / 3 Unidades de producción = 166.67 litros Unidad de producción = 0.8681 lts / hora de producción de cualquier producto.

Distribución de costos indirectos
(fabricación de lápices)
Evidentemente la administración de costos basada en actividades tiene mayor exactitud sobre la tradicional, pero el prorrateo de costos indirectos basados en actividades se debe de preferir solo en los casos en que no es posible registrarlos en forma directa.

Sabemos que el registrar los costos en forma directa (por su dificultad), nos lleva a un costo extra de administración, pues para registrarlos nos obligamos a hacer un análisis del proceso, imprimir papelería, capacitar al personal, llevar un registro exacto de cuando se saco el lubricante, hacia que unidad fue destinado, quien lo saco… con su correspondiente tiempo para obtener los totales, validar y corregir errores.

Antes de tomar una decisión, considere utilizar la tecnología de información como apoyo. Siguiendo este mismo ejemplo la solución podría ser de la siguiente manera:

En el módulo de ordenes de mantenimiento, donde se registran todos los productos utilizados para el mantenimiento de las unidades de producción, considerar un campo extra llamado “centro de costo”, a capturarse en forma manual (mas recomendado por su exactitud) o bien a obtenerse en forma automática del catalogo de productos.

Por medio de un reporte, un filtro dinámico o bien utilizando una herramienta de análisis de información, se puede identificar con toda precisión cuanto lubricante utilizó cada una de las unidades de producción en un periodo dado.

El registro de los costos por actividades directos, es más exacto que cualquier tipo de prorrateo que se utilice (por bueno y preciso que este sea).

¿Cual es el problema en estos casos?
- El costo administrativo.
- El costo de la herramienta tecnológica a utilizar.
- La falta de afectación automática con el sistema contable en la empresa.
Es muy común que en los ERP’s la afectación automática de contabilidad (en este ejemplo), se genere solo al momento de realizar por bancos el pago de la Cta. X Pagar (donde se incluyen los lubricantes), sin considerar la salida de los productos del inventario realizados por un mantenimiento.

Cuando se genera un mantenimiento, la afectación al inventario se debe de realizar en contabilidad por el monto del movimiento de los productos que salen de inventario al precio de compra correspondiente, sin considerar el centro de costos. Este centro de costos será afectado automáticamente por el módulo de mantenimientos.

Si la afectación automática al sistema de contabilidad y centros de costo se complica, la solución de ver el costo en forma indirecta sería más apropiada y para lograrla se utilizaría una regla que aplique al realizar la venta como se indica en el Ejemplo 1 (0.0025 lts que salen del inventario por mantenimiento por cada peso facturado del producto P2…etc).


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